sábado, 21 de mayo de 2011

Cuentas por pagar: Pago a través del Banco, en ADempiere

PAGO A TRAVÉS DE UN CHEQUE BANCARIO

Caso de Estudio: El 22/05/2009, la organización Fertilizer, subsidiaria de la compañia GardenWorld, emitió  el cheque Nª  0789-0078 del banco CrediBank, como pago de la factura Nº CH-003-000789, emitida por el proveedor Chemical Product Inc. La factura se recepcionó el 21/05/2009 y tiene como detalle: 22 plantones de roble (Oak Tree) a USD 60.50 el planton. Registrar dicho proceso en ADempiere.

Se registra la factura 789 según lo indicado en el artículo Gestión de Facturas del Proveedor en ADempiere.

0.- PROCESO GENERAL (PAGO CON CHEQUE).



1.- PRE-REQUISITOS.

Tener registrado la chequera Nº 0789 asociada a una cuenta bancaria del banco CrediBank.

Para crear una nueva chequera  hay que seguir los siguientes pasos:
  1. Ir a la ventana: Menu->Administracion del Sistema->Reglas de la Organizacion->Banco
  2. Ubicar el banco del cuál se va a registrar la chequera. En caso no exista el banco, tendremos que crearlo, tal como sucede en nuestro caso de estudio. 

Para tener una descripción mas detallada de cada campo de la ventana "Banco", puede revisar el siguente enlace: http://www.adempiere.com/index.php/Adempiere3.1.2/es/ManPageW_Bank_olh_es.

3.- VENTANA: SELECCION DE PAGO
  1. Ir a la ventana: Menu->Saldos Pendientes->Selección de Pago.
  2. Seleccionar pago.

4.- VENTANA: IMPRIMIR/EXPORTAR PAGO

La factura 789 no figurará como cancelado hasta que imprimamos el cheque.
  1.  Ir a la ventana: Menu->Saldos Pendientes->Imprimir/Exportar Pagos.
  2. Imprimir el cheque Nª  0789-0078.

5.- VERIFICACION EN LA VENTANA:  CONSULTA DE ASIGNACION

Se verifica si se ha creado un nuevo registro referente a la factura Nº CH-003-000789, en caso sea positivo se dá por concluido el ejercicio.

domingo, 15 de mayo de 2011

Cuentas por pagar: Pago con efectivo, en ADempiere.

Caso de Estudio: El 20/05/2009, la organización Fertilizer, subsidiaria de la compañia GardenWorld, efectuó el pago de USD 456.00 por la totalidad de la  factura FUN-001-00211, de fecha 19/05/2009, emitida por el proveedor Patio Fun, Inc. La factura en mención, indica como detalle : 16 piezas del artículo Patio Chair, a USD 28.50 la pieza. El producto fue recepcionado el día 19/05/2009, con documento RM-000020, emitida por el área de Almacén. Registrar dicho proceso en ADempiere.

Antes que nada, procedemos a registrar la factura 211.   (Ver Gestión de Facturas del Proveedor en ADempiere ). 

 PRE-REQUISITOS.
  1. Tener creado y configurado el Libro de Efectivo (Libro Caja) de Fertilizer. (Ver el artículo "Periodo Cerrado" y "Factura: NoCashBook", piedras en el camino ADempiere.  ) 
PROCESO GENERAL

 
REGISTRO EN EL DIARIO DE EFECTIVO
  1.  Ingresar a ADempiere con el usuario: GardenUser; perfil: GardenWorld User; Organización: Fertilizer.
  2. Ir a la ventana: Menu->Saldos Pendientes->Diario de Efectivo.
  3. Registrar pago en efectivo.

Para tener una descripción mas detallada de cada campo de la ventana "Diario de Efectivo", se puede revisar el siguente enlace: http://www.adempiere.com/index.php/ManPageW_CashJournal.

VERIFICACION EN LA VENTANA:  CONSULTA DE ASIGNACION

En  la ventana  Menu->Saldos Pendientes->Consulta de Asignación, verificamos si se ha creado un nuevo registro, correspondiente a la factura de nuestro ejercicio. La ausencia de un registro correspondiente a la factura FUN-001-00211, de nuestro caso de estudio, que debería estar, pero no está, significa que el proceso de pago NO HA CONCLUIDO SATISFACTORIAMENTE , por lo que tendremos que revisar los pasos anteriores para encontrar el error.

Sin todo ha concluido sin novedad, podremos verificar que la factura de nuestro caso de estudio figura con el estado de PAGADO. Para ello tendremos que ir a la ventana: Menu->Requisicion-a-factura->Facturas (Proveedor),  pestaña: Factura, ubicar el  chekbox "Pagado" y verificar que esté marcado. En caso no lo esté todavía, bastará con salir del Sistema ADempiere, volver a entrar y verificar otra vez.

domingo, 8 de mayo de 2011

Gestión de Facturas del Proveedor en ADempiere

"Una factura es un documento comercial emitido por un comprador hacia un vendedor, indicando los productos, cantidades y precios acordados que el vendedor ha proveido al comprador. Una factura indica que el comprador debe pagar al vendedor, conforme a los términos de pago acordados". Wikipedia.
En los casos que trataremos a continuación, haremos referencia a un producto que no viene en el catálogo de la compañia GardenWorld, base de datos ejemplo que trae ADempiere. Por lo tanto, tendremos que registrar dicho producto para poder utilizarlo (Ver Gestión de precios en Adempiere).

Registro de Facturas con Referencia a un Recibo de Materiales

Caso de Estudio: 2 días después de recibir 120 kg de Abono Orgánico de Guano, la organización Fertilizer recibió una factura de la compañía Wood Inc ,a través de la cuál, el proveedor solicita le cancelen la cuenta del producto entregado. La factura, de Nº 2009-000482 y fecha 30/04/2009, especifica un precio unitario de USD 2.70.  El producto recibido se ingresó al almacen con el documento de recepción RM-000101. Registrar dicho proceso en ADempiere.
Para resolver este caso de estudio, crearemos primero el Recibo de Materiales Nº RM - 000101 (Ver Recibo de Materiales en ADempiere). Después, procedemos a registrar la factura de proveedor , para lo cual se sigue los siguientes pasos:
  1.  Ingresar a ADempiere con el usuario: GardenUser; perfil: GardenWorld User; Organización: Fertilizer.
  2.  Ir a la ventana: Menu->Requisicion-a-factura->Facturas (Proveedor)
  3. Registrar factura. 
 
Registro de Facturas con Referencia a una Orden de Compra


Caso de Estudio: El 24/04/2009, la organización Fertilizer emitió, al proveedor Wood Inc., la Orden de Compra Nº  OC - 00088 solicitando un lote de 50 Plantones de Camu Camu. Se indica en la OC el precio unitario, acordado con el proveedor, de USD 6.00 .  El 07/05/2009 Fertilizer recepcionó la factura Nº 2009-000460, que abarca la totalidad del producto solicitado con la OC 88 .Registrar dicho proceso en ADempiere.
Antes de intertar registrar la factura del proveedor, deberemos crear primero la Orden de Compra Nº OC-00088. (Ver La Orden de Compra en ADempiere).

Para el registro de la factura de proveedor, se sigue los mismos pasos que en la sección anterior, pero con un ligero cambio en el paso "4. Seleccionar" de su figura.


Para revisar el formato de impresión creado, nos vamos al botón "Print Preview" de la barra de herramientas de la ventana que tenemos abierta, "FACTURAS (PROVEEDOR)".


Registro de Facturas sin ninguna OC o RM de referencia
Caso de Estudio: El 27/04/2009, Fertilizer recepcionó la factura Nº 2009-000471, del proveedor Wood Inc, que detallaba un cargamento de 12 plantones de Camu Camu, a USD 6.10 el plantón.  Diez días después, Fertilizer recepcionó, en su totalidad, el producto detallado en la factura 471, e ingreso dicho artículo a su Almacén a través del documento de recepción RM-000114  . Registrar dicho proceso en ADempiere
Para registrar la factura 471, se sigue los mismos pasos de la figura de la primera sección de este artículo, pero obviando el paso "3. Click", y en consecuencia, los pasos derivados de éste, los pasos 4,5 y 6.

Debido a que se registra el documento RM 114 (Ver Recibo de Materiales en ADempiere) después del registro de la factura 471, ambos documentos, según ADempiere, no tienen relación alguna, no obstante pertenecer a la misma operación de compra. Para relacionar dichos documentos, tendremos que realizar una operación de correspondencia Factura-Recibo, para lo cual seguiremos los siguientes pasos:

  1. Ingresar a ADempiere con el usuario: GardenUser; perfil: GardenWorld User; Organización: Fertilizer.
  2. Ir a la ventana: Menu->Requisicion-a-factura->Corresponder OC-Recibo-Factura.
  3. Creamos la correspondencia respectiva. 


Una vez registrado la factura, la última etapa para culminar un proceso de venta, es el pago de esa factura.

miércoles, 4 de mayo de 2011

Recibo de Materiales en ADempiere

Al emitir una Orden de Compra a un proveedor, se espera recibir el producto en una fecha determinada; al llegar ese producto al almacén, hay que registrarlo en ADempiere.

Recibo de materiales con una Orden de Compra de referencia.

CASO DE ESTUDIO: El 22/04/2009, la organización Fertilizer, propiedad de la compañia GardenWolrd, emitió al proveedor Wood Inc. la Orden de Compra Nº OC-0011, por 500 Kg. de Abono Orgánico de Guano, a USD 2.75 el Kilo. Dicho pedido se recibió en 2 lotes: El primer lote, de 350 kg , llegó el 10/05/2009; mientras que el segundo lote, de 150 kg, llegó el 15/05/2009. Registrar dicho proceso en ADempiere. 
En primer lugar, debemos registrar la Orden de Compra Nº OC-0011. (Ver el artículo La Orden de Compra en ADempiere)
  1. Ingresar a ADempiere con el usuario: GardenUser; perfil: GardenWorld User; Organización: Fertilizer.
  2. Ir a la ventana: Menu->Requisicion-a-factura->Recibo de material.
  3. Crear recibo de material.
 
    Para revisar el formato de impresión creado, nos vamos al botón "Print Preview" de la barra de herramientas de la ventana que tenemos abierta, "RECIBO DE MATERIALES".


 Repetiremos los mismos pasos para recepcionar los 150 Kg. restantes de Abono Orgánico de Guano, que llegaron el día 15/05/2009, tal como lo indica el caso de estudio .


Recibo de materiales sin una Orden de Compra de referencia.

CASO DE ESTUDIO:El 25/04/2009, la organización Fertilizer recibió un pedido de  Abono Orgánico de Guano, por un cliente importante que necesitaba se le entregue el producto el mismo día. El problema fue que, para completar la cantidad solicitada por el cliente, faltaba 20 kg en el Almacén. En vista que era Sabado, día que no labora el departamento de Compras , el encargado de Almacén optó por solicitar prestado dicha cantidad al proveedor Tree Farm Inc., con cargo a regularizar la Orden de Compra el día Lunes 27/04/2009. Tree Farm Inc, entregó el producto, al mediodía del día 25, a un precio acordado de USD 3.10. El mismo día, el encargado de Almacén registró el producto en el sistema ADempiere, a partir de la cual el vendedor de la empresa pudo emitir el Comprobante de Venta respectivo por la cantidad completa del artículo. El día 27, el departamento de Compras emitió la orden de compra Nº OC-0034, a fin de regularizar la adquisición de Abono Orgánico de guano del día 25. Registrar dicho proceso en ADempiere
El día 25, recepcionamos el producto.
  1.  Ingresar a ADempiere con el usuario: GardenUser; perfil: GardenWorld User; Organización: Fertilizer.
  2.  Ir a la ventana: Menu->Requisicion-a-factura->Recibo de material
  3. Crear recibo de material.

Como se pudo observar, pudimos recepcionar un producto sin conocer la orden de compra a la cual estaba referenciada. No obstante, nuestro caso de estudio nos indica que se debe crear una orden de compra posterior, para fines de regularización. Por lo tanto, el día 27 creamos la Orden de Compra Nº OC-0034. (Ver el artículo La Orden de Compra en ADempiere).

Tenemos 2 documentos, la OC-0034 y el RM-00058 que, no obstante pertenecer a la misma operación, no están relacionados de ninguna manera en ADempiere. Para relacionar 2 documentos del proceso de compras, nos valdremos de la ventana "Corresponder OC-Recibo-Factura" de ADempiere.

  1. Ingresar a ADempiere con el usuario: GardenUser; perfil: GardenWorld User; Organización: Fertilizer.
  2. Ir a la ventana: Menu->Requisicion-a-factura->Corresponder OC-Recibo-Factura.
  3. Creamos la correspondencia respectiva. 

Con el paso previo, hemos culminado la orden de compra, de modo que éste ya no figurará como pendiente de atención. 

 NOTA: Para profundizar en el detalle de cada campo de la Ventana "Recibo de Materiales", ir al enlace http://www.adempiere.com/index.php/ManPageW_MaterialReceipt .

    domingo, 1 de mayo de 2011

    La Orden de Compra en ADempiere

    "Una Orden de Compra es un documento comercial emitido por un comprador hacia un vendedor indicando el tipo, la cantidad y los precios acordados para productos o servicios que el vendedor proveerá al comprador".
    En ADempiere hay 2 formas de crear Ordenes de Compra: A partir de una Requisicion de Compra, o con un registro manual. El primer caso ya lo vimos en el artículo "Solicitud de Compra en ADempiere: Entrada Manual", quedandonos pendiente de profundizar el segundo caso.

    Registro Manual de una Orden de Compra 

    CASO DE ESTUDIO: El encargado de compras de la organización Fertilizer, división de la compañia GardenWorld, en concordancia a su plan de compras trimestral emite, el día 20/04/2009, una Orden de Compra por 200 kg de Abono Orgánico de Guano. Se ha acordado con la empresa proveedora,Wood Inc, un precio por kilogramo de USD 2.80. Registrar dicho proceso en ADempiere.
    Es esencial que antes de crear una Orden de Compra de un artículo cualquiera, previamente, se debe haber creado y definido el precio de dicho producto.Además, se debe tener presente que al momento de crear una Orden de Compra manual, no se podrá usar las listas de precios marcados como 'Lista de Precios de Venta' en la ventana 'Lista de Precios' (Menu->Gestion de Materiales->Reglas de Gestipon de Materiales->Lista de Precios) de ADempiere. Por lo que, en caso no tengamos una lista de precios de compras, habrá que crear una.  (Ver artículo "Gestión de precios en Adempiere")

    Para la creación de la Orden de Compra manual se sigue los siguientes pasos.
    1. Se ingresa al sistema ADempiere con el usuario: GardenUser. Perfil: GardenWorld User. Organización: Fertilizer.
    2. Nos vamos a la ventana: Menu -> Requisicion-a-Factura -> Ordenes de Compra.
    3. Creamos la Orden de Compra.
    Una vez completado la Orden de Compra, revisamos el formato de impresión, haciendo click en el botón "Print Preview" de la barra de herramientas de la ventana "ORDENES DE COMPRA",

    donde podemos observar que el documento de Orden de Compra ha quedado lista para su envío al proveedor.

    NOTA: Para profundizar más en las opciones de la ventana Orden de Compra, se puede ir al enlace http://www.adempiere.com/index.php/ManPageW_PurchaseOrder.