ADempiere y el Plan Contable

Un Plan Contable o Plan de Cuentas es el listado que agrupa a todas las cuentas que se necesitan para registrar los hechos contables, considerados como tales, bajo un determinado sistema.

Este artículo no pretende ser, ni es, un tratado general de contabilidad pues ,para comenzar, yo no soy contador. Sin embargo, se requiere conocer algunos conceptos generales asociados al "Plan Contable", para poder configurarlo eficazmente en ADempiere.

El paquete instalador de ADempiere, trae consigo unas cuantas plantillas que podemos probar, digo probar porque si queremos configurar un ambiente de producción, vamos a tener que usar el plan de cuenta oficial de ese entorno.

Para entornos de producción, el Sitio Web de ADempiere cuenta con unas cuantas plantillas, adaptadas a la normatividad contable de algunos paises, que se pueden descargar desde  aquí. Si no encuentras un plan que te sirva, te puedes hacer uno tu mismo, utilizando las herramienta que te dá ADempiere, o agenciártelo de una empresa consultora, lo que obviamente te va a costar algo de dinero.

En el caso del Perú, tenemos el  "Plan Contable General Empresarial", cuya plantilla, correspondiente al año 2010, podemos descargarnos de aquí. Veamos un caso :

CASO: La empresa "Calzados Correa" tiene una tienda de ventas de calzado, Tienda-Pucallpa. Realizar la configuración inicial del Plan Contable.

 Como usuario:"System", Perfil: "System Administrator"

1.- Ir a Menu->Administracion de Sistema->Reglas de la Compañia->Configuracion Inicial de la Compañia.

¿Eso es todo?, pues no.

Como usuario:"System", Perfil: "Calzados Correa Admin"

La plantilla original del ejercicio tiene mas de 900 cuentas; sin embargo, ADempiere solamente a cargado un poco más de 80, basta con verificarlo en la pestaña "Valor de Elemento" del formulario Menú->Analisis de Desempeño->Reglas Contables->Elemento Contable. Para cargar las demás cuentas hay que hacer un paso extra.

1.- Ir a Menu->Administración del Sistema->Datos->Importar Datos->Cargador de Archivos de Datos. Con esta ventana cargaremos la plantilla inicial ,en una tabla temporal que ADempiere usará para reestructurar y reconfigurar el Plan de Cuentas cargado inicialmente.

2.- Ir a Menu->Administración del Sistema->Datos->Importar Datos->Importar Cuenta Contable.

Bastará con procesar el primer registro, para que ADempiere automáticamente procese todas las cuentas de registro no procesadas. Si vamos otra véz a Menú->Analisis de Desempeño->Reglas Contables->Elemento Contable, pestaña "Valor del Elemento", podremos observar que todas las cuentas ya han sido cargadas.

Entender la estructura del Plan Contable que usemos es vital para que los resultados que nos dé ADempiere sean confiables.

Filtros de Data en ADempiere.

CASO:El Jefe de la organización Fertilizer, división de la Compañia GardenWorld, le pide a Juan Perez, su empleado de ventas, le dé un informe de las Ordenes de Venta pendientes por ejecutar. ¿Qué debe hacer Juan para que obtenga ese reporte en ADempiere?.

En la base de datos que viene con ADempiere, por defecto, el usuario GardenUser tiene acceso a todas las Ordenes de Venta creados por todas las organizaciones de GardenWorld. Por lo tanto, Juan tendrá que hacer un filtro, siguiendo lo siguientes pasos:


Como usuario "GardenUser"

1.- Ir a Menu->Cotizacion a factura->Ordenes de Venta->Ordenes de Venta.
2.- Hacer click en el botón "encontrar registro" (el que tiene como símbolo una lupa simple), ubicado en la Barra de Herramientas.


Surge una ventana que dá algunos parámetros de filtrado pero ninguno que mencione la organización o estado del documento.

¿Que tiene que hacer Juan?, llamar al administrador del sistema para que le añada las opciones de busqueda "organización" y "estado" a su formulario principal de Ordenes de Venta.

Para que el administrador pueda hacer lo que se le ha pedido, tiene que hacer lo siguiente:


Como usuario "System"

1.- Para activar la opción de filtrado "Estado", hay que ir a Menu->Diccionario de la Aplicación->Tabla y Columna, y se sigue la secuencia de la figura.

2.- Repetir el proceso, a partir del paso 3, para activar la opción de filtrado "Organización". En esta ocasión se ubica la columna "AD_Org_ID".

Como usuario "GardenUser"
Se repite los pasos mencionados en un principio.

Con las nuevas opciones de filtrado, ahora Juan podrá entregar la información requerida por su jefe.

Venta POS Order : Tablas y Estructura

En ADempiere, una venta tipo POS Order, al procesar el documento, crea automaticamente el Comprobante de Pago, la Nota de Despacho y registra en el Libro Caja el dinero ingresado.

En el ejemplo de "Venta POS Order" , ADempiere creó automáticamente  el Comprobante de Pago Nº 200019, cuyos datos principales quedaron registrados en las tablas c_invoice y c_invoiceline de la base de datos del Sistema.

También se creó la Nota de Despacho Nº 600020, cuyos datos básicos quedaron registrados en las tablas M_InOut y  M_InOutLine de la base de datos del Sistema.

Asimismo, el dinero en efectivo ingresado por la venta se registra básicamente en las tablas c_cash y c_cashline, siguiendo la misma lógica de los documentos anteriores.

Debido a que los registros arriba mencionados se crearon a partir de una Orden de Venta, también se registran los detalles de este documento en las tablas c_order y c_orderline de la base de datos del Sistema.

No todos los tipos de venta registran los documentos, arriba mencionados, en un solo Click, existen otros que, como la "Orden de Venta estandar",  requieren de varios Clicks para  dar por completado una Venta.