Cuentas por pagar: Pago a través del Banco, en ADempiere

PAGO A TRAVÉS DE UN CHEQUE BANCARIO

Caso de Estudio: El 22/05/2009, la organización Fertilizer, subsidiaria de la compañia GardenWorld, emitió  el cheque Nª  0789-0078 del banco CrediBank, como pago de la factura Nº CH-003-000789, emitida por el proveedor Chemical Product Inc. La factura se recepcionó el 21/05/2009 y tiene como detalle: 22 plantones de roble (Oak Tree) a USD 60.50 el planton. Registrar dicho proceso en ADempiere.

Se registra la factura 789 según lo indicado en el artículo Gestión de Facturas del Proveedor en ADempiere.

0.- PROCESO GENERAL (PAGO CON CHEQUE).

1.- PRE-REQUISITOS.

Tener registrado la chequera Nº 0789 asociada a una cuenta bancaria del banco CrediBank.

Para crear una nueva chequera  hay que seguir los siguientes pasos:

1. Ir a la ventana: Menu->Administracion del Sistema->Reglas de la Organizacion->Banco
2. Ubicar el banco del cuál se va a registrar la chequera. En caso no exista el banco, tendremos que crearlo, tal como sucede en nuestro caso de estudio. 

Para tener una descripción mas detallada de cada campo de la ventana "Banco", puede revisar el siguente enlace: http://www.adempiere.com/index.php/Adempiere3.1.2/es/ManPageW_Bank_olh_es.

3.- VENTANA: SELECCION DE PAGO

1. Ir a la ventana: Menu->Saldos Pendientes->Selección de Pago.
2. Seleccionar pago.

4.- VENTANA: IMPRIMIR/EXPORTAR PAGO

La factura 789 no figurará como cancelado hasta que imprimamos el cheque.

1.  Ir a la ventana: Menu->Saldos Pendientes->Imprimir/Exportar Pagos.
2. Imprimir el cheque Nª  0789-0078.

5.- VERIFICACION EN LA VENTANA:  CONSULTA DE ASIGNACION

Se verifica si se ha creado un nuevo registro referente a la factura Nº CH-003-000789, en caso sea positivo se dá por concluido el ejercicio.

Cuentas por pagar: Pago con efectivo, en ADempiere.

Caso de Estudio: El 20/05/2009, la organización Fertilizer, subsidiaria de la compañia GardenWorld, efectuó el pago de USD 456.00 por la totalidad de la  factura FUN-001-00211, de fecha 19/05/2009, emitida por el proveedor Patio Fun, Inc. La factura en mención, indica como detalle : 16 piezas del artículo Patio Chair, a USD 28.50 la pieza. El producto fue recepcionado el día 19/05/2009, con documento RM-000020, emitida por el área de Almacén. Registrar dicho proceso en ADempiere.

Antes que nada, procedemos a registrar la factura 211.   (Ver Gestión de Facturas del Proveedor en ADempiere ). 

 PRE-REQUISITOS.

1. Tener creado y configurado el Libro de Efectivo (Libro Caja) de Fertilizer. (Ver el artículo "Periodo Cerrado" y "Factura: NoCashBook", piedras en el camino ADempiere.  ) 

PROCESO GENERAL

 

REGISTRO EN EL DIARIO DE EFECTIVO

1.  Ingresar a ADempiere con el usuario: GardenUser; perfil: GardenWorld User; Organización: Fertilizer.
2. Ir a la ventana: Menu->Saldos Pendientes->Diario de Efectivo.
3. Registrar pago en efectivo.

Para tener una descripción mas detallada de cada campo de la ventana "Diario de Efectivo", se puede revisar el siguente enlace: http://www.adempiere.com/index.php/ManPageW_CashJournal.

VERIFICACION EN LA VENTANA:  CONSULTA DE ASIGNACION

En  la ventana  Menu->Saldos Pendientes->Consulta de Asignación, verificamos si se ha creado un nuevo registro, correspondiente a la factura de nuestro ejercicio. La ausencia de un registro correspondiente a la factura FUN-001-00211, de nuestro caso de estudio, que debería estar, pero no está, significa que el proceso de pago NO HA CONCLUIDO SATISFACTORIAMENTE , por lo que tendremos que revisar los pasos anteriores para encontrar el error.

Sin todo ha concluido sin novedad, podremos verificar que la factura de nuestro caso de estudio figura con el estado de PAGADO. Para ello tendremos que ir a la ventana: Menu->Requisicion-a-factura->Facturas (Proveedor),  pestaña: Factura, ubicar el  chekbox "Pagado" y verificar que esté marcado. En caso no lo esté todavía, bastará con salir del Sistema ADempiere, volver a entrar y verificar otra vez.

Gestión de Facturas del Proveedor en ADempiere

"Una factura es un documento comercial emitido por un comprador hacia un vendedor, indicando los productos, cantidades y precios acordados que el vendedor ha proveido al comprador. Una factura indica que el comprador debe pagar al vendedor, conforme a los términos de pago acordados". Wikipedia.

En los casos que trataremos a continuación, haremos referencia a un producto que no viene en el catálogo de la compañia GardenWorld, base de datos ejemplo que trae ADempiere. Por lo tanto, tendremos que registrar dicho producto para poder utilizarlo (Ver Gestión de precios en Adempiere).

Registro de Facturas con Referencia a un Recibo de Materiales

Caso de Estudio: 2 días después de recibir 120 kg de Abono Orgánico de Guano, la organización Fertilizer recibió una factura de la compañía Wood Inc ,a través de la cuál, el proveedor solicita le cancelen la cuenta del producto entregado. La factura, de Nº 2009-000482 y fecha 30/04/2009, especifica un precio unitario de USD 2.70.  El producto recibido se ingresó al almacen con el documento de recepción RM-000101. Registrar dicho proceso en ADempiere.

Para resolver este caso de estudio, crearemos primero el Recibo de Materiales Nº RM - 000101 (Ver Recibo de Materiales en ADempiere). Después, procedemos a registrar la factura de proveedor , para lo cual se sigue los siguientes pasos:

1.  Ingresar a ADempiere con el usuario: GardenUser; perfil: GardenWorld User; Organización: Fertilizer.
2.  Ir a la ventana: Menu->Requisicion-a-factura->Facturas (Proveedor)
3. Registrar factura. 

 
Registro de Facturas con Referencia a una Orden de Compra

Caso de Estudio: El 24/04/2009, la organización Fertilizer emitió, al proveedor Wood Inc., la Orden de Compra Nº  OC - 00088 solicitando un lote de 50 Plantones de Camu Camu. Se indica en la OC el precio unitario, acordado con el proveedor, de USD 6.00 .  El 07/05/2009 Fertilizer recepcionó la factura Nº 2009-000460, que abarca la totalidad del producto solicitado con la OC 88 .Registrar dicho proceso en ADempiere.

Antes de intertar registrar la factura del proveedor, deberemos crear primero la Orden de Compra Nº OC-00088. (Ver La Orden de Compra en ADempiere).

Para el registro de la factura de proveedor, se sigue los mismos pasos que en la sección anterior, pero con un ligero cambio en el paso "4. Seleccionar" de su figura.

Para revisar el formato de impresión creado, nos vamos al botón "Print Preview" de la barra de herramientas de la ventana que tenemos abierta, "FACTURAS (PROVEEDOR)".

Registro de Facturas sin ninguna OC o RM de referencia

Caso de Estudio: El 27/04/2009, Fertilizer recepcionó la factura Nº 2009-000471, del proveedor Wood Inc, que detallaba un cargamento de 12 plantones de Camu Camu, a USD 6.10 el plantón.  Diez días después, Fertilizer recepcionó, en su totalidad, el producto detallado en la factura 471, e ingreso dicho artículo a su Almacén a través del documento de recepción RM-000114  . Registrar dicho proceso en ADempiere

Para registrar la factura 471, se sigue los mismos pasos de la figura de la primera sección de este artículo, pero obviando el paso "3. Click", y en consecuencia, los pasos derivados de éste, los pasos 4,5 y 6.

Debido a que se registra el documento RM 114 (Ver Recibo de Materiales en ADempiere) después del registro de la factura 471, ambos documentos, según ADempiere, no tienen relación alguna, no obstante pertenecer a la misma operación de compra. Para relacionar dichos documentos, tendremos que realizar una operación de correspondencia Factura-Recibo, para lo cual seguiremos los siguientes pasos:

1. Ingresar a ADempiere con el usuario: GardenUser; perfil: GardenWorld User; Organización: Fertilizer.
2. Ir a la ventana: Menu->Requisicion-a-factura->Corresponder OC-Recibo-Factura.
3. Creamos la correspondencia respectiva. 

Una vez registrado la factura, la última etapa para culminar un proceso de venta, es el pago de esa factura.

Recibo de Materiales en ADempiere

Al emitir una Orden de Compra a un proveedor, se espera recibir el producto en una fecha determinada; al llegar ese producto al almacén, hay que registrarlo en ADempiere.

Recibo de materiales con una Orden de Compra de referencia.

CASO DE ESTUDIO: El 22/04/2009, la organización Fertilizer, propiedad de la compañia GardenWolrd, emitió al proveedor Wood Inc. la Orden de Compra Nº OC-0011, por 500 Kg. de Abono Orgánico de Guano, a USD 2.75 el Kilo. Dicho pedido se recibió en 2 lotes: El primer lote, de 350 kg , llegó el 10/05/2009; mientras que el segundo lote, de 150 kg, llegó el 15/05/2009. Registrar dicho proceso en ADempiere. 

En primer lugar, debemos registrar la Orden de Compra Nº OC-0011. (Ver el artículo La Orden de Compra en ADempiere)

1. Ingresar a ADempiere con el usuario: GardenUser; perfil: GardenWorld User; Organización: Fertilizer.
2. Ir a la ventana: Menu->Requisicion-a-factura->Recibo de material.
3. Crear recibo de material.

 

    Para revisar el formato de impresión creado, nos vamos al botón "Print Preview" de la barra de herramientas de la ventana que tenemos abierta, "RECIBO DE MATERIALES".

 Repetiremos los mismos pasos para recepcionar los 150 Kg. restantes de Abono Orgánico de Guano, que llegaron el día 15/05/2009, tal como lo indica el caso de estudio .


Recibo de materiales sin una Orden de Compra de referencia.

CASO DE ESTUDIO:El 25/04/2009, la organización Fertilizer recibió un pedido de  Abono Orgánico de Guano, por un cliente importante que necesitaba se le entregue el producto el mismo día. El problema fue que, para completar la cantidad solicitada por el cliente, faltaba 20 kg en el Almacén. En vista que era Sabado, día que no labora el departamento de Compras , el encargado de Almacén optó por solicitar prestado dicha cantidad al proveedor Tree Farm Inc., con cargo a regularizar la Orden de Compra el día Lunes 27/04/2009. Tree Farm Inc, entregó el producto, al mediodía del día 25, a un precio acordado de USD 3.10. El mismo día, el encargado de Almacén registró el producto en el sistema ADempiere, a partir de la cual el vendedor de la empresa pudo emitir el Comprobante de Venta respectivo por la cantidad completa del artículo. El día 27, el departamento de Compras emitió la orden de compra Nº OC-0034, a fin de regularizar la adquisición de Abono Orgánico de guano del día 25. Registrar dicho proceso en ADempiere

El día 25, recepcionamos el producto.

1.  Ingresar a ADempiere con el usuario: GardenUser; perfil: GardenWorld User; Organización: Fertilizer.
2.  Ir a la ventana: Menu->Requisicion-a-factura->Recibo de material
3. Crear recibo de material.

Como se pudo observar, pudimos recepcionar un producto sin conocer la orden de compra a la cual estaba referenciada. No obstante, nuestro caso de estudio nos indica que se debe crear una orden de compra posterior, para fines de regularización. Por lo tanto, el día 27 creamos la Orden de Compra Nº OC-0034. (Ver el artículo La Orden de Compra en ADempiere).

Tenemos 2 documentos, la OC-0034 y el RM-00058 que, no obstante pertenecer a la misma operación, no están relacionados de ninguna manera en ADempiere. Para relacionar 2 documentos del proceso de compras, nos valdremos de la ventana "Corresponder OC-Recibo-Factura" de ADempiere.

1. Ingresar a ADempiere con el usuario: GardenUser; perfil: GardenWorld User; Organización: Fertilizer.
2. Ir a la ventana: Menu->Requisicion-a-factura->Corresponder OC-Recibo-Factura.
3. Creamos la correspondencia respectiva. 

Con el paso previo, hemos culminado la orden de compra, de modo que éste ya no figurará como pendiente de atención. 

 NOTA: Para profundizar en el detalle de cada campo de la Ventana "Recibo de Materiales", ir al enlace http://www.adempiere.com/index.php/ManPageW_MaterialReceipt .

La Orden de Compra en ADempiere

"Una Orden de Compra es un documento comercial emitido por un comprador hacia un vendedor indicando el tipo, la cantidad y los precios acordados para productos o servicios que el vendedor proveerá al comprador".

En ADempiere hay 2 formas de crear Ordenes de Compra: A partir de una Requisicion de Compra, o con un registro manual. El primer caso ya lo vimos en el artículo "Solicitud de Compra en ADempiere: Entrada Manual", quedandonos pendiente de profundizar el segundo caso.

Registro Manual de una Orden de Compra 

CASO DE ESTUDIO: El encargado de compras de la organización Fertilizer, división de la compañia GardenWorld, en concordancia a su plan de compras trimestral emite, el día 20/04/2009, una Orden de Compra por 200 kg de Abono Orgánico de Guano. Se ha acordado con la empresa proveedora,Wood Inc, un precio por kilogramo de USD 2.80. Registrar dicho proceso en ADempiere.

Es esencial que antes de crear una Orden de Compra de un artículo cualquiera, previamente, se debe haber creado y definido el precio de dicho producto.Además, se debe tener presente que al momento de crear una Orden de Compra manual, no se podrá usar las listas de precios marcados como 'Lista de Precios de Venta' en la ventana 'Lista de Precios' (Menu->Gestion de Materiales->Reglas de Gestipon de Materiales->Lista de Precios) de ADempiere. Por lo que, en caso no tengamos una lista de precios de compras, habrá que crear una.  (Ver artículo "Gestión de precios en Adempiere")

Para la creación de la Orden de Compra manual se sigue los siguientes pasos.

1. Se ingresa al sistema ADempiere con el usuario: GardenUser. Perfil: GardenWorld User. Organización: Fertilizer.
2. Nos vamos a la ventana: Menu -> Requisicion-a-Factura -> Ordenes de Compra.
3. Creamos la Orden de Compra.

 

Una vez completado la Orden de Compra, revisamos el formato de impresión, haciendo click en el botón "Print Preview" de la barra de herramientas de la ventana "ORDENES DE COMPRA",

donde podemos observar que el documento de Orden de Compra ha quedado lista para su envío al proveedor.

NOTA: Para profundizar más en las opciones de la ventana Orden de Compra, se puede ir al enlace http://www.adempiere.com/index.php/ManPageW_PurchaseOrder.

Solicitud de Compra en ADempiere: Requisición automática de Reabastecimiento

En el artículo anterior, Solicitud de Compra en ADempiere: Entrada Manual, hablamos sobre los pasos que sigue una Requisicón de Compra (Solicitud de Compra), documento interno de la empresa, desde su creación manual hasta su transformación en una Orden de Compra, documento externo que se emite al proveedor.

ADempiere nos dá la posibilidad de crear Requisiciones de Compra automáticas, caracteristica que usaremos para administrar los Stock Mínimos.  El stock mínimo, para los que no lo saben, hace referencia a la cantidad mínima de un producto, que una organización considera necesaria tener en su almacén, de  modo que no se afecte la producción, en caso sea una empresa de producción, o que permita satisfacer holgadamente la demanda, en caso sea una empresa comercial. 

CASO DE ESTUDIO: la organización Fertilizer, división de la compañia GardenWorld, determina que sus productos importados Semillas de Cocona y Plantón de  Camu Camu deben tener un stock mínimo de 3 kg y 10 unidades respectivamente. Es política de la empresa que, al final de cada día, el encargado de Almacén emita requisiciones de compra, para reabastercer el stock de los productos que, después de las ventas del día, han quedado por debajo de su nivel mínimo.

CREACIÓN DEL STOCK MINIMO

En el artículo Gestión de precios en Adempiere, se creó los productos "Semilla de Cocona" y "Plantón de Camu Camu", para la organizacion GardenWorld. También se definió el precio de dichos productos, precios cuya inexistencia nos impediría culminar satisfactoriamente este ejercicio. 

1. Ingresar a ADempiere con el usuario: GardenAdmin; perfil: GardenWorld Admin; Organización: Fertilizer.
2. Ir a la ventana:  Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales ->Productos.
3. En la pestaña "Producto", ubicamos el artículo "Semilla de Cocona" y lo señalamos.
4. Nos ubicamos en la pestaña "Reabastecer". Definimos el stock mínimo.

Repetimos el mismo proceso para el artículo "Plantón de Camu Camu"

CREACIÓN AUTOMATICA DE LA REQUISICION DE COMPRA

1. Ir a la ventana:  Menu -> Gestion de Materiales -> Reporte de Reabastecimiento.
2. Emitir reporte.

Para culminar, nos vamos a la ventana Menu->Requisición a Factura->Requisición. En la pestaña "Requisicion" ubicamos el último registro creado y lo seleccionamos; luego,  verificamos que en la pestaña "Linea de requisicion" estén nuestros 2 productos del ejercicio. Regresamos a la pestaña "Requisicion" y,  en caso sea necesario, damos algunos ajustes a los valores. Posteriormente, ubicamos el botón "Completar" y le damos click. En la ventana que aparece, "Acción en el documento", escogemos la opción Completar, y le damos click al boton "OK". Con eso, ya tenemos culminado nuestra Requisición de Compra. Para crear la Orden de Compra, bastará con seguir los pasos indicados en la 2º mitad del artículo Solicitud de Compra en ADempiere: Entrada Manual.

Solicitud de Compra en ADempiere: Entrada Manual.

CASO DE ESTUDIO:  El 05/04/2009, el gerente comercial de Fertilizer, organización de  la compañía GardenWorld, emite una solicitud de compra de 100 Kg de Abono Orgánico de Guano. Registrar en ADempiere las diferentes etapas que sigue este requerimiento hasta la emisión de la Orden de Compra respectiva, considerando que el departamento de compras, con un precio acordado de USD 4.80 por kilo, emite la OC al proveedor Wood  Inc, el dìa 08/04/2009.

Usaremos la base de datos de la compañía ejemplo que trae ADempiere. En el artículo Gestión de precios en Adempiere, creamos tres productos, con sus respectivos precios, entre los cuales figura el Abono Orgánico de Guano, artículo de referencia para este ejercicio.

CREACION DE LA REQUISICION DE COMPRA (SOLICITUD DE COMPRA).

En ADempiere, una Requisición de Compra es un documento interno, en la cuál, un miembro  o departamento de la organización solicita, al departamento de compras, o quién haga las veces, la compra de un producto determinado.

1. Ingresar con usuario:“GardenUser”; perfil: “GardenWorld User”; Organización: ”Fertilizer”. 
2. Ir a la ventana: Menu->Requisición a Factura->Requisición. 
3. Crear Requisición.

CONVERSIÓN DE UNA REQUISICION DE COMPRA A ORDEN DE COMPRA.

1. Ingresar con usuario:“GardenUser”; perfil: “GardenWorld User”; Organización: ”Fertilizer”. 
2. Ir a la ventana: Menu->Requisición a Factura->Crear OC desde Requisicion.
3. Crear Orden de comprar a partir de la Requisición de compra.

EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA.

En el paso previo, se ha originado una Orden de compra Nº 800003. Tendremos que entrar al mismo y ultimar los detalles, tales como el precio compra, antes de completar la orden.

La mayoría de los datos que encontramos en la OC Nº 800003, han sido importados de la requisición inicial. Habrá que darle una mirada, para verificar su conformidad y hacer algunos ajustes de ser necesario, antes de completar este documento.

1. Ir a la ventana: Menu->Requisición a Factura->Ordenes de Compra.
2. Ubicar la OC creada en la sección anterior, la OC Nº 800003.
3. En la pestaña "Orden de Compra", ubicamos el campo "Fecha de la Orden"  y "Fecha Prometida", y le ponemos el valor  08/04/2009, valor definido en el enunciado del presente caso.
4. En la pestaña "Línea Orden de Compra", ubicamos el campo "Precio", y le ponemos el valor USD 4.80, valor definido en el enunciado del presente caso..
5. Regresamos a la pestaña "Orden de Compra", ubicamos el botón "Procesar". En la ventana que aparece, escogemos la opción "Completar", y le damos al botón OK.   

Tenemos un Orden de Compra emitida al proveedor. Ahora, para culminar este requerimiento, habrá que esperar a recepcionar la factura y los materiales solicitados.

Consideraciones de la Gestión de Precios Adempiere,

Al administrar Precios en ADempiere, hay algunas consideraciones, de caracter técnico, que hay que tener en cuenta si queremos que todo funcione tal como la esperamos.

Todo lo dicho en el artículo Gestión de Precios en ADempiere, se complementa con algunos puntos que, por su importancia, no podemos pasar por alto. Estos son:

VENTANA: ESQUEMA DE LISTA DE PRECIOS
Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales -> Esquema de Lista de Precios

• Se debería poner al esquema de precios un nombre lo suficientemente autodescriptivo, de modo que nos permita guiarnos cuando tengamos varios esquemas conviviendo juntos.
• En la pestaña "Schema Line" de la Ventana "Esquema de Lista de Precios", deberemos prestarle una atención especial  a la sección "Referencia". En la sección Referencia se define a qué productos, del catálogo de productos, le es aplicable el esquema actual. Por ejemplo, si sólo definimos un valor para el campo "Socio de Negocio", el esquema actual se aplicará a todos los artículos que registra ese socio. Si, además del socio, se especifica la "Categoría del producto",  el esquema se aplicará a todos los artículos de la categoría espeficada, que correspondan a ese socio.
• En la sección "Totales", de la pestaña "Schema Line", se puede especificar un valor positivo, en el campo "% Descuento ...", si queremos que el precio base dismuya un determinado porcentaje de descuento. Si queremos que el precio base aumente en una cantidad fija, bastará con asignar un valor positivo al campo "Sobreprecio...". Sin embargo, si queremos que el precio base aumente en un porcentaje específico ( no un valor constante), se tendrá que escribir un valor NEGATIVO  en el campo "% Descuento ..." correspondiente; de modo que en vez de que el precio disminuya, éste aumente.

VENTANA:LISTA DE PRECIOS
 Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales ->Lista de Precios.

• Una lista de precios puede ser o de Compra o de Venta, no puede ser ambos al mismo tiempo. Si tenemos algún producto  que compramos para vender, sin ninguna transformación previa, entonces, tendremos que definir 2 listas de precios, uno para la compra de un producto y otro para la venta del mismo producto. En la pestaña "Lista de Precios", ubicamos el checkbox "Lista de Precios de Venta", y lo marcamos, en caso queramos que la lista se para las transacciones de venta; en caso contrario, si queremos que la lista sea para transacciones de compra, lo dejamos sin marcar.
• Una de las ventajas que ADempiere ofrece, a través de la ventana "Lista de Precios", es la capacidad de poder actualizar, con un solo Click, los tres 3 precios (De lista, Standard y Límite) de un grupo cualquiera de artículos, que cumplan ciertas condiciones definidas en un esquema de lista de precios. Para ello, en la lista desplegable "Esq List Precios/Desc", de la pestaña "Versión", debemos estar SEGUROS que lo definido en el esquema que escogemos abarca, en su totalidad, a todos los productos cuyos precios queremos actualizar en ese grupo.

VENTANA:PRODUCTOS
 Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales ->Productos

•  Si queremos definir un producto sólo para venta, sólo para compra o para compra&venta, bastará con marcar o desmarcar, según sea el caso, los checkboxs "Comprado" y "Vendido", que se encuentran ubicados en la pestaña "Productos".
• El concepto de porcentaje hace referencia a una medida relativa, que necesita de un punto de referencia para tener sentido. Si por ejemplo decimos que tal precio tiene un descuento de 5%, habrá que preguntarse, ¿5% de que?. Los tres precios de un producto (De lista, standard, límite) toman como punto de referencia el valor especificado  en el cuadro de texto "Precio de Lista" de la pestaña "Compras". Si no especificamos nada en ese lugar, ADempiere se preguntará, ¿X % de qué? y no nos actualizará ningún precio para ese producto, cuyo precio base no hemos especificado.

Si tomanos en cuenta las consideraciones expuestas en este artículo, no deberiamos tener ningún problema con nuestra administración de precios. De no tomarlos en cuenta, les aseguro que tendrán muchos dolores de cabeza.

Gestión de precios en Adempiere

“… Cliente: ¿Cuánto cuesta ese producto? …. Vendedora: En la mayor parte del año, para un cliente cualquiera cuesta USD 5.00; para un cliente especial cuesta USD 4.90; para un cliente estrella cuesta  USD 4.80. Como estamos en verano, los precios se ajustan un poco; un cliente cualquiera pagará sólo USD 4.90; uno especial 4.80; y uno estrella USD 4.75....Cliente: Entonces, ¿Cuánto me va a cobrar? …”

 En Adempiere, la Lista de Precios determina la moneda y el tratamiento tributario que se dará a nuestro catálogo de productos. Adempiere permite que la Lista de Precios tengan Versiones, lo que básicamente significa la capacidad de manipular listas paralelas de precios, bajo condiciones diferentes.

Todas las Listas de Precios tienen 3 precios: De Lista, Estandar y Límite. El paso inicial para establecerlos  es definir una Lista de Precios Base, es decir, una lista de números a partir del cuál podamos calcular todos los demás.

CASO: La compañía GardenWorld (Base de datos Ejemplo que trae ADempiere) desea agregar 3 nuevos productos a su catálogo. Los productos en cuestión serán importados del Peru, los que son:

• Semillas de Cocona (Unidad de medida: Gramo).
• Plantón de  Camu Camu (Unidad de medida: Unidad).
• Abono Orgánico de Guano (Unidad de medida: Kilo).

Las polìticas de la empresa, para estos productos en particular, es vender  a un 30%, sobre el costo del producto, para el público en general, y 25% para los clientes frecuentes. El departamento de Marketing ha recomendado que se ponga en el catálogo promocional de la empresa el precio de 40% sobre el costo del producto, para generar la percepción  de que la empresa está haciendo una rebaja sustancial al vender al 30%; unos precios que el cliente potencial no puede desaprovechar.

           Registrar dichos productos en el Catalogo ADempiere.

Antes de registrar los 3 productos en el catálogo, hay que crear primero una lista de precios. Y antes de crear una lista de precios hay que definir un Esquema de Lista de Precios.

CREANDO UN ESQUEMA DE LISTA DE PRECIOS 

Un esquema de lista de precios, entre otras cosas, permite guardar las fórmulas que se usarán para calcular los 3 tipos de precios de un artículo: De lista, Estandar y Límite.

1. Ingresar a ADempiere con el usuario: GardenAdmin; perfil: GardenWorld Admin; Organización: *.
2. Ir a la ventana:  Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales -> Esquema de Lista de Precios.
3. Antes de ir al siguiente paso hay que crear la categoría que agrupará a los 3 productos del ejercicio. Ir a la ventana: Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales -> Categoría deProducto, y crear la cetagoría "Importados". 
4. Configurar Esquema de Lista de Precios.

CREANDO UNA LISTA DE PRECIOS 

1.  Ir a la ventana:  Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales ->Lista de Precios.
2. Configurar una lista de precios.

 

Al marcar el checkbox 'Lista de Precios Venta' se está definiendo una lista exclusiva para las operaciones de venta y no se cargará en las ventanas de operaciones de compra (Ejem. Al momento de crear una Orden de Compra de forma manual, no encontraremos la lista creada en la figura superior). Si queremos una ventana exclusiva para operaciones de compra, debemos desmarcar  el checkbox 'Lista de Precios Venta'.

CREANDO LOS PRODUCTOS 

1.  Ir a la ventana:  Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales ->Productos. 
2. Crear el producto "Planton de Camu Camu".

     3.- Repetir el mismo proceso para los otros 2 productos. Es posible obviar el paso 7, cuando vamos a crear precios de manera automática.

Finalmente, nos vamos a la ventana:   Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales ->Lista de Precios. En la pestaña "Lista de Precios" ubicamos el registro "Ventas Import Peru ", creado líneas arriba. Se hace click en la pestaña "Versión" y ubicamos el registro "Peru Import 2009", creado líneas arriba. Ubicamos el botón "Crear Lista de Precios y le hacemos click". En la ventana que nos sale, marcamos la opción "Eliminar viejos registros" y le damos click al botón OK. y Listo, acabamos de actualizar los precios de todos los productos agrupados dentro de la categoría de "Importados".

Para verificar que los precios se han actualizado, podemos irnos a la ventana: Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales ->Productos. En la pestaña "Producto", ubicamos cualquiera de los 3 artículos que hemos ingresado al catalogó. Una vez ubicado el artículo deseaso, le damos click a la pestaña "Precios", ubicamos el registro "Peru Import 2009" y podemos observar que, efectivamente, los precios se han actualizado.

NOTA: Si los precios no te salen como se espera, es posible que no hayas tomado en cuenta algunas de las consideraciones indicadas en el artículo Consideraciones de la Gestión de Precios Adempiere de este blog.

Combinación de cuentas en ADempiere.

En ADempiere, una Combinación de Cuentas es una cuenta contable al que se le ha añadido información extra, como son: Organización, producto, socio de negocio, proyecto y campaña. La información añadida, que no es de caracter obligatorio, sirve para flexibilizar y agilizar las labores de consulta en la base de datos del sistema.
En ADempiere, hay dos formas de crear una combinación de cuentas.


A través de la ventana Combinación de Cuenta.
Usaremos para ejemplo las cuentas de la compañia ejemplo que viene con ADempiere, GardenWorld.

1.- Ingresar con usuario "GardenAdmin" y perfil "GardenWorld Admin".
2.-Ir a Menu->Analisis de Desempeño->Reglas Contables->Combinación de cuentas. Se puede observar las combinaciones de cuentas creadas hasta el momento.

Sin embargo, si queremos crear una nueva cuenta, nos encontraremos con la ingrata sorpresa que el boton "Nuevo", de la barra de herramientas, está deshabilitado.¿Como lo habilitamos?

Para habilitar el botón "Nuevo" de la ventana "Combinacion de Cuentas", salimos de la sesión actual e ingresamos como usuario "System" y perfil "System Administrator". Luego nos vamos a Menu->Diccionario de la Aplicación->Ventana, Pestaña y Campo. En la lista que nos sale, nos ubicamos en el registro con nombre "Account Combination". En la opción "Ventana Tipo" escogemos el valor "Mantener", y le damos click al boton "Guardar" de la barra de herramientas.

3.-  Le damos click al boton "Nuevo", rellenamos y guardamos.

A través de un cuadro de diálogo de la sección de Contabilidad de cada ventana

Unidades de información como producto, ventas, compras entre otros, tienen una sección de contabilidad, en la cual se configura las cuentas contables que están asociadas a esa unidad. Usaremos la unidad de infomación Producto, de la compañia GardenWorld, como material para esta práctica.

1.- Ingresar con usuario "GardenAdmin" y perfil "GardenWorld Admin".
2.-  Ir a Menu->Gestion de Materiales->Reglas de Gestión de Materiales->Producto.
3 .- En la ventana Producto se escoge el producto y luego se hace click en la pestaña "Contabilidad". Mostraremos los pasos a seguir para cambiar el campo "Ventas", pasos que pueden ser repetidos para el cambio del valor de las otras cuentas como son :Inventario de producto, Ajustar costo, ect.

Los pasos descritos en la imagen previa corresponde a los pasos a seguir para la creación de una nueva Combinación de cuentas. Pero, ¿Qué hay que hacer si se quiere usar uno ya creado?, pues nos olvidamos de los pasos 2 ,3, 4 y 5 de la figura de arriba. En vez de borrar el valor del campo "Combinación", en la ventana Ventas, hay que poner, en el mismo lugar, el nombre exacto de la combinación ya existente, y hacer click al boton "Actualizar" (Las flechas curvadas azules); esto cargará los valores de la combinación que queremos usar. Posteriormente, reanudamos los pasos a partir del paso 6 de la figura de arriba.

ADempiere y el Plan Contable

Un Plan Contable o Plan de Cuentas es el listado que agrupa a todas las cuentas que se necesitan para registrar los hechos contables, considerados como tales, bajo un determinado sistema.

Este artículo no pretende ser, ni es, un tratado general de contabilidad pues ,para comenzar, yo no soy contador. Sin embargo, se requiere conocer algunos conceptos generales asociados al "Plan Contable", para poder configurarlo eficazmente en ADempiere.

El paquete instalador de ADempiere, trae consigo unas cuantas plantillas que podemos probar, digo probar porque si queremos configurar un ambiente de producción, vamos a tener que usar el plan de cuenta oficial de ese entorno.

Para entornos de producción, el Sitio Web de ADempiere cuenta con unas cuantas plantillas, adaptadas a la normatividad contable de algunos paises, que se pueden descargar desde  aquí. Si no encuentras un plan que te sirva, te puedes hacer uno tu mismo, utilizando las herramienta que te dá ADempiere, o agenciártelo de una empresa consultora, lo que obviamente te va a costar algo de dinero.

En el caso del Perú, tenemos el  "Plan Contable General Empresarial", cuya plantilla, correspondiente al año 2010, podemos descargarnos de aquí. Veamos un caso :

CASO: La empresa "Calzados Correa" tiene una tienda de ventas de calzado, Tienda-Pucallpa. Realizar la configuración inicial del Plan Contable.

 Como usuario:"System", Perfil: "System Administrator"

1.- Ir a Menu->Administracion de Sistema->Reglas de la Compañia->Configuracion Inicial de la Compañia.

¿Eso es todo?, pues no.

Como usuario:"System", Perfil: "Calzados Correa Admin"

La plantilla original del ejercicio tiene mas de 900 cuentas; sin embargo, ADempiere solamente a cargado un poco más de 80, basta con verificarlo en la pestaña "Valor de Elemento" del formulario Menú->Analisis de Desempeño->Reglas Contables->Elemento Contable. Para cargar las demás cuentas hay que hacer un paso extra.

1.- Ir a Menu->Administración del Sistema->Datos->Importar Datos->Cargador de Archivos de Datos. Con esta ventana cargaremos la plantilla inicial ,en una tabla temporal que ADempiere usará para reestructurar y reconfigurar el Plan de Cuentas cargado inicialmente.

2.- Ir a Menu->Administración del Sistema->Datos->Importar Datos->Importar Cuenta Contable.

Bastará con procesar el primer registro, para que ADempiere automáticamente procese todas las cuentas de registro no procesadas. Si vamos otra véz a Menú->Analisis de Desempeño->Reglas Contables->Elemento Contable, pestaña "Valor del Elemento", podremos observar que todas las cuentas ya han sido cargadas.

Entender la estructura del Plan Contable que usemos es vital para que los resultados que nos dé ADempiere sean confiables.

Filtros de Data en ADempiere.

CASO:El Jefe de la organización Fertilizer, división de la Compañia GardenWorld, le pide a Juan Perez, su empleado de ventas, le dé un informe de las Ordenes de Venta pendientes por ejecutar. ¿Qué debe hacer Juan para que obtenga ese reporte en ADempiere?.

En la base de datos que viene con ADempiere, por defecto, el usuario GardenUser tiene acceso a todas las Ordenes de Venta creados por todas las organizaciones de GardenWorld. Por lo tanto, Juan tendrá que hacer un filtro, siguiendo lo siguientes pasos:


Como usuario "GardenUser"

1.- Ir a Menu->Cotizacion a factura->Ordenes de Venta->Ordenes de Venta.
2.- Hacer click en el botón "encontrar registro" (el que tiene como símbolo una lupa simple), ubicado en la Barra de Herramientas.


Surge una ventana que dá algunos parámetros de filtrado pero ninguno que mencione la organización o estado del documento.

¿Que tiene que hacer Juan?, llamar al administrador del sistema para que le añada las opciones de busqueda "organización" y "estado" a su formulario principal de Ordenes de Venta.

Para que el administrador pueda hacer lo que se le ha pedido, tiene que hacer lo siguiente:


Como usuario "System"

1.- Para activar la opción de filtrado "Estado", hay que ir a Menu->Diccionario de la Aplicación->Tabla y Columna, y se sigue la secuencia de la figura.

2.- Repetir el proceso, a partir del paso 3, para activar la opción de filtrado "Organización". En esta ocasión se ubica la columna "AD_Org_ID".

Como usuario "GardenUser"
Se repite los pasos mencionados en un principio.

Con las nuevas opciones de filtrado, ahora Juan podrá entregar la información requerida por su jefe.

Venta POS Order : Tablas y Estructura

En ADempiere, una venta tipo POS Order, al procesar el documento, crea automaticamente el Comprobante de Pago, la Nota de Despacho y registra en el Libro Caja el dinero ingresado.

En el ejemplo de "Venta POS Order" , ADempiere creó automáticamente  el Comprobante de Pago Nº 200019, cuyos datos principales quedaron registrados en las tablas c_invoice y c_invoiceline de la base de datos del Sistema.

También se creó la Nota de Despacho Nº 600020, cuyos datos básicos quedaron registrados en las tablas M_InOut y  M_InOutLine de la base de datos del Sistema.

Asimismo, el dinero en efectivo ingresado por la venta se registra básicamente en las tablas c_cash y c_cashline, siguiendo la misma lógica de los documentos anteriores.

Debido a que los registros arriba mencionados se crearon a partir de una Orden de Venta, también se registran los detalles de este documento en las tablas c_order y c_orderline de la base de datos del Sistema.

No todos los tipos de venta registran los documentos, arriba mencionados, en un solo Click, existen otros que, como la "Orden de Venta estandar",  requieren de varios Clicks para  dar por completado una Venta.

POS: Sistemas ERP y Puntos de Venta

POS es el acrónimo de Point Of Sale, lo que en español significa Punto de Venta. 

¿Qué es un Punto de Venta?.

Un Punto de Venta, según los amigos de la Wikipedia, es la localización donde una transacción ocurre, es decir, una venta. En este  lugar el cliente entrega su dinero contante y sonante y a cambio recibe un producto.

Los Puntos de Venta son inherentes a las tiendas comerciales, aquellas que obtienen beneficios a través del flujo "Comprar->Almacenar->Vender al Menudeo" y no del "Producir->Almacenar-> Vender al Mayoreo", propio de las empresas industriales; pues, no es lo mismo vender, en un día,  1000 productos diferentes a 1000 clientes diferentes, a un facturación promedio por cliente de $ 20.00, que vender, en un mes, 5 productos diferentes a 5 clientes diferentes a una facturación promedio por cliente de $200 000.00.


Al cliente de los $ 20.00, se le cobra al contado y se le entrega lo comprado al momento. Al cliente de los $200 000.00 se le cobra al crédito, se le entrega lo comprado por partes y en Navidad se le envía, envuelto en papel de regalo, una botella de vino cosecha 1990.


Los Puntos de Venta deben ser flexibles y rápidos. Para que cumplan tales requisitos deben concentrar, en la medida de lo posible, los aspectos propios de una transacción presencial con el cliente, los cuales son: recepción del dinero, entrega de la boleta de pago, entrega de la mercancia y, en caso corresponda, descuento del bien del stock del Almacén.

Los sistemas ERPs han plasmado el concepto de Punto de Venta en una amplia gama de soluciones, que se pueden apreciar en todo su potencial en los lugares de concurrencia masiva como son supermercados y cines.

Físicamente, la recepción del dinero a sido traducido en lectoras de Tarjetas (crédito y débito), máquinas cajeras. etc. La entrega del comprobante de pago, principalmente, ha sido plasmado en pequeñas impresoras incorporadas al equipo de trabajo del operador del Punto de Venta. La entrega de productos en forma presencial, desde el punto de vista tecnologico, no ha sufrido muchos cambios. Finalmente, el concepto de control del stock del Almacén en tiempo real ha sido capturado y plasmado en una serie de arquitecturas, entre las que destacan, actualmente, la del Cliente-Servidor.

En el mismo instante en que el cliente ha pagado y se presta a retirarse con lo que ha comprado, el gerente de la tienda puede saber cuánto dinero hay actuamente en la caja, las existencias del almacén, asi como, basado en los historiales de compra, la probabilidad de que ese cliente, que acaba de irse, regrese.

Es la magia de la informática.

Venta POS Order : El Procedimiento ADempiere

¿Cuál es la razón de una empresa?, vender. Se vende productos; se vende servicios; se vende imagen; se vende sueños; se vende ideas; todo es susceptible de ser vendido.

En ADempiere, la venta tipo POS Order representa al realizado por el típico cliente que va a una tienda, escoge algo, lo paga y lo lleva. Este cliente llega, consume y se va, sin mas relaciones con la tienda que su nombre registrado en una boleta de venta.

Como en un artículo anterior, volveremos a hechar mano del cliente Joe Black. No debemos olvidar de poner en marcha el servidor ADempiere antes de comenzar nuestra pruebas.

Nota: En la base de datos de ejemplo que viene pre-instalado en ADempiere, la organización Fertilizer no está completamente configurada, por lo que, para no tropezarmos con errores del tipo "Periodo Cerrado" y "Factura: NoCashBook", habrá que revisar el artículo que habla sobre este asunto.

Caso práctico : Joe Black se presenta a Fertilizer, tienda de jardinería, y compra  2 manuales titulados "Como plantar". El vendedor de la tienda debe registrar la venta, el ingreso de dinero, así como la salida de dichos productos del Almacén. El pago es al contado y la entrega es inmediata.

Una venta de este tipo, en ADempiere, es llamada POS Order (Orden de Punto de Venta) y permite realizar, a través de un único proceso, la facturación y el despacho de un grupo de productos comprados. Los pasos son los siguientes:

Arrancamos el aplicativo, que puede ser via Navegador o Aplicativo remoto. En este caso, debido a su velocidad de respuesta, nos decantamos por el Aplicativo remoto.

Ir a   Menú -->  Cotización a factura --> Ordenes de Venta --> Ordenes de Venta.

Por defecto, se muestra las ordenes creadas hasta el momento, por lo que se tendrá que hacer click en el botón "Nuevo", ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana, para crear un nuevo registro. Se rellena lo campos, en su mayoria autodescriptivos.

En la primera pestaña, "ORDEN", prestamos especial atención a los siguientes parámetros:

• Organización: Se refiere a una entidad organizacional dentro de la compañia. La base de datos de ejemplo que viene con ADempiere 3.6 trae una compañia, GardenWorld, con 8 entidades: Fertilizer, Furniture, HQ, Store Central, Store East, Store North, Store South y STore West. Escogemos el valor "Fertilizer".
• Nº del Documento: Se refiere al Identificador del documento. El sistema propone un número por defecto, pero se recomienda tener una numeración propia.
• Tipo Documento Destino: Una venta origina varios movimientos, como son: ingreso de dinero a Caja, salida de un producto del almacén y emisión de una boleta de venta. Este campo nos permite escoger la manera en que registraremos esos movimientos. Escogemos la opción POS Order.
• Una vez llenados al menos los campos obligatorios, antes de pasar a la siguiente pestaña, le damos click al boton "Guardar". 

En la segunda pestaña,"LINEA DE LA ORDEN", registramos los artículos que se está vendiendo, cuidando de lo siguiente:

• Para registrar, en la orden, un nuevo artículo, hay que hacer click en el boton "Nuevo". 
• A la hora de elegir un artículo, haciendo click en el boton junto al campo "Producto", hay que tener cuidado de extraer el artículo del almacén adecuado. Pues al haber, en GardenWorld, 8 entidades organizacionales, también hay por lo menos 8 almacenes, pues algunos, como HQ, cuentan con mas de uno.
• Una vez llenados al menos los campos obligatorios, antes de pasar a la siguiente pestaña, le damos click al boton "Guardar".  

La tercera pestaña. "IMPUESTO DE LA ORDEN", lo veremos en una próxima oportunidad.

Rellenamos el resto de los campos según lo descrito en sus etiquetas; luego regresamos a la pestaña "ORDEN" y le hacemos Click al botón "COMPLETAR", ubicado en la parte inferior derecha; escogemos la opción "Completar" y aceptamos.

En mi caso, esta operación me ha originado los siguientes documentos: Una Nota de Despacho (Que mueve el Almacén) y Una factura (Que mueve la Caja).

 

La Factura y la Nota de Despacho son documentos que, originados por la Orden de Venta, certifican que la organización ha facturado una venta y despachado lo vendido.

"Periodo Cerrado" y "Factura: NoCashBook", piedras en el camino ADempiere.

En el artículo anterior vimos algunas consultas en ADempiere que, en este artículo, pretendía continuar, realizando  pruebas de una venta directa, es decir: llega el cliente, pide un producto, paga el precio completo y se lleva lo comprado.

Para no alargar mas el tema, sólo les diré que estaba creando una Orden de Venta de tipo POS Order, documento que permite facturar y despachar al mismo tiempo, y me apareció el primer error : "Periodo cerrado".

¿Periodo cerrado?. Este mensaje se refiere al Año fiscal, ¿Qué es un año fiscal?, es un periodo de 12 meses usado para calcular informes financieros anuales. Este periodo comienza normalemnte el 1 de Enero y termina el 31 de Diciembre del mismo año, sin embargo, hay empresas en las que, debido a su forma de administración, empieza el 1 de Julio y termina el 30 de Junio del próximo año. ¿Cómo surge el problema?. Hay que crear un periodo antes de usarlo. En la base de datos semilla del paquete ADempiere 3.6, usado para nuestros ejemplos, sólo vienen creados los periodos del 2001 al 2009, por lo que, si quiero realizar una venta con fecha del 2010, no podré hacerlo. ¿Cómo lo soluciono?. Para solucionar este problema se  ingresa al sistema con una cuenta de administrador y se sigue los siguientes pasos:

1.- Ingresar al sistema con el usuario "GardenAdmin"  y el perfil "GardenWorld Admin".
2.- Ir a Menu --> Análisis de Desempeño --> Reglas Contables --> Año Calendario y periodo.

Una vez solucionado este primer problema, al momento de procesar la Orden, apareció el problema Nº 02: "Factura: NoCashBook".

¿Factura: NoCashBook?. Este mensaje se refiere a que no se ha creado el libro de caja de la organización, ¿Qué es el libro de caja?, es un libro contable en la que se registra todas las operaciones al contado que realiza una empresa, entendiendo como tales, aquellas donde intervienen dinero en efectivo y/o cheques bancarios.¿Cómo surge el problema?. La base de datos semilla de ADempiere 3.6 trae una compañia de ejemplo, GardenWorld, dividida en varias organizaciones de las cuales, sólo una, HQ, tiene su libro de caja creado y configurado. Si queremos vender al contado un producto de la organización Fertilizer, otra de las divisiónes de GardenWorld, no podremos hacerlo, puesto que el libro contable que registra dicho tipo de operación no ha sido creado.. ¿Cómo lo soluciono?. Para solucionar este problema se sigue los siguientes pasos:

1.- Ingresar al sistema con el usuario "GardenAdmin"  y el perfil "GardenWorld Admin". 
2.- Menu -->  Administración del Sistema --> Reglas de la Organización  --> Libro de Efectivo.

Finalmente en la primera ventana, se da click al boton Guardar y listo, problema solucionado.

Estos pequeños detalles deben ser tenidos en cuenta a la hora de realizar una nueva implementación, pues deberan ser revisadas al término de cada año fiscal, o al crear una nueva unidad organizacional en una implementación ya funcionando.