Solicitud de Compra en ADempiere: Requisición automática de Reabastecimiento

En el artículo anterior, Solicitud de Compra en ADempiere: Entrada Manual, hablamos sobre los pasos que sigue una Requisicón de Compra (Solicitud de Compra), documento interno de la empresa, desde su creación manual hasta su transformación en una Orden de Compra, documento externo que se emite al proveedor.

ADempiere nos dá la posibilidad de crear Requisiciones de Compra automáticas, caracteristica que usaremos para administrar los Stock Mínimos.  El stock mínimo, para los que no lo saben, hace referencia a la cantidad mínima de un producto, que una organización considera necesaria tener en su almacén, de  modo que no se afecte la producción, en caso sea una empresa de producción, o que permita satisfacer holgadamente la demanda, en caso sea una empresa comercial. 

CASO DE ESTUDIO: la organización Fertilizer, división de la compañia GardenWorld, determina que sus productos importados Semillas de Cocona y Plantón de  Camu Camu deben tener un stock mínimo de 3 kg y 10 unidades respectivamente. Es política de la empresa que, al final de cada día, el encargado de Almacén emita requisiciones de compra, para reabastercer el stock de los productos que, después de las ventas del día, han quedado por debajo de su nivel mínimo.

CREACIÓN DEL STOCK MINIMO

En el artículo Gestión de precios en Adempiere, se creó los productos "Semilla de Cocona" y "Plantón de Camu Camu", para la organizacion GardenWorld. También se definió el precio de dichos productos, precios cuya inexistencia nos impediría culminar satisfactoriamente este ejercicio. 

1. Ingresar a ADempiere con el usuario: GardenAdmin; perfil: GardenWorld Admin; Organización: Fertilizer.
2. Ir a la ventana:  Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales ->Productos.
3. En la pestaña "Producto", ubicamos el artículo "Semilla de Cocona" y lo señalamos.
4. Nos ubicamos en la pestaña "Reabastecer". Definimos el stock mínimo.

Repetimos el mismo proceso para el artículo "Plantón de Camu Camu"

CREACIÓN AUTOMATICA DE LA REQUISICION DE COMPRA

1. Ir a la ventana:  Menu -> Gestion de Materiales -> Reporte de Reabastecimiento.
2. Emitir reporte.

Para culminar, nos vamos a la ventana Menu->Requisición a Factura->Requisición. En la pestaña "Requisicion" ubicamos el último registro creado y lo seleccionamos; luego,  verificamos que en la pestaña "Linea de requisicion" estén nuestros 2 productos del ejercicio. Regresamos a la pestaña "Requisicion" y,  en caso sea necesario, damos algunos ajustes a los valores. Posteriormente, ubicamos el botón "Completar" y le damos click. En la ventana que aparece, "Acción en el documento", escogemos la opción Completar, y le damos click al boton "OK". Con eso, ya tenemos culminado nuestra Requisición de Compra. Para crear la Orden de Compra, bastará con seguir los pasos indicados en la 2º mitad del artículo Solicitud de Compra en ADempiere: Entrada Manual.

Solicitud de Compra en ADempiere: Entrada Manual.

CASO DE ESTUDIO:  El 05/04/2009, el gerente comercial de Fertilizer, organización de  la compañía GardenWorld, emite una solicitud de compra de 100 Kg de Abono Orgánico de Guano. Registrar en ADempiere las diferentes etapas que sigue este requerimiento hasta la emisión de la Orden de Compra respectiva, considerando que el departamento de compras, con un precio acordado de USD 4.80 por kilo, emite la OC al proveedor Wood  Inc, el dìa 08/04/2009.

Usaremos la base de datos de la compañía ejemplo que trae ADempiere. En el artículo Gestión de precios en Adempiere, creamos tres productos, con sus respectivos precios, entre los cuales figura el Abono Orgánico de Guano, artículo de referencia para este ejercicio.

CREACION DE LA REQUISICION DE COMPRA (SOLICITUD DE COMPRA).

En ADempiere, una Requisición de Compra es un documento interno, en la cuál, un miembro  o departamento de la organización solicita, al departamento de compras, o quién haga las veces, la compra de un producto determinado.

1. Ingresar con usuario:“GardenUser”; perfil: “GardenWorld User”; Organización: ”Fertilizer”. 
2. Ir a la ventana: Menu->Requisición a Factura->Requisición. 
3. Crear Requisición.

CONVERSIÓN DE UNA REQUISICION DE COMPRA A ORDEN DE COMPRA.

1. Ingresar con usuario:“GardenUser”; perfil: “GardenWorld User”; Organización: ”Fertilizer”. 
2. Ir a la ventana: Menu->Requisición a Factura->Crear OC desde Requisicion.
3. Crear Orden de comprar a partir de la Requisición de compra.

EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA.

En el paso previo, se ha originado una Orden de compra Nº 800003. Tendremos que entrar al mismo y ultimar los detalles, tales como el precio compra, antes de completar la orden.

La mayoría de los datos que encontramos en la OC Nº 800003, han sido importados de la requisición inicial. Habrá que darle una mirada, para verificar su conformidad y hacer algunos ajustes de ser necesario, antes de completar este documento.

1. Ir a la ventana: Menu->Requisición a Factura->Ordenes de Compra.
2. Ubicar la OC creada en la sección anterior, la OC Nº 800003.
3. En la pestaña "Orden de Compra", ubicamos el campo "Fecha de la Orden"  y "Fecha Prometida", y le ponemos el valor  08/04/2009, valor definido en el enunciado del presente caso.
4. En la pestaña "Línea Orden de Compra", ubicamos el campo "Precio", y le ponemos el valor USD 4.80, valor definido en el enunciado del presente caso..
5. Regresamos a la pestaña "Orden de Compra", ubicamos el botón "Procesar". En la ventana que aparece, escogemos la opción "Completar", y le damos al botón OK.   

Tenemos un Orden de Compra emitida al proveedor. Ahora, para culminar este requerimiento, habrá que esperar a recepcionar la factura y los materiales solicitados.

Consideraciones de la Gestión de Precios Adempiere,

Al administrar Precios en ADempiere, hay algunas consideraciones, de caracter técnico, que hay que tener en cuenta si queremos que todo funcione tal como la esperamos.

Todo lo dicho en el artículo Gestión de Precios en ADempiere, se complementa con algunos puntos que, por su importancia, no podemos pasar por alto. Estos son:

VENTANA: ESQUEMA DE LISTA DE PRECIOS
Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales -> Esquema de Lista de Precios

• Se debería poner al esquema de precios un nombre lo suficientemente autodescriptivo, de modo que nos permita guiarnos cuando tengamos varios esquemas conviviendo juntos.
• En la pestaña "Schema Line" de la Ventana "Esquema de Lista de Precios", deberemos prestarle una atención especial  a la sección "Referencia". En la sección Referencia se define a qué productos, del catálogo de productos, le es aplicable el esquema actual. Por ejemplo, si sólo definimos un valor para el campo "Socio de Negocio", el esquema actual se aplicará a todos los artículos que registra ese socio. Si, además del socio, se especifica la "Categoría del producto",  el esquema se aplicará a todos los artículos de la categoría espeficada, que correspondan a ese socio.
• En la sección "Totales", de la pestaña "Schema Line", se puede especificar un valor positivo, en el campo "% Descuento ...", si queremos que el precio base dismuya un determinado porcentaje de descuento. Si queremos que el precio base aumente en una cantidad fija, bastará con asignar un valor positivo al campo "Sobreprecio...". Sin embargo, si queremos que el precio base aumente en un porcentaje específico ( no un valor constante), se tendrá que escribir un valor NEGATIVO  en el campo "% Descuento ..." correspondiente; de modo que en vez de que el precio disminuya, éste aumente.

VENTANA:LISTA DE PRECIOS
 Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales ->Lista de Precios.

• Una lista de precios puede ser o de Compra o de Venta, no puede ser ambos al mismo tiempo. Si tenemos algún producto  que compramos para vender, sin ninguna transformación previa, entonces, tendremos que definir 2 listas de precios, uno para la compra de un producto y otro para la venta del mismo producto. En la pestaña "Lista de Precios", ubicamos el checkbox "Lista de Precios de Venta", y lo marcamos, en caso queramos que la lista se para las transacciones de venta; en caso contrario, si queremos que la lista sea para transacciones de compra, lo dejamos sin marcar.
• Una de las ventajas que ADempiere ofrece, a través de la ventana "Lista de Precios", es la capacidad de poder actualizar, con un solo Click, los tres 3 precios (De lista, Standard y Límite) de un grupo cualquiera de artículos, que cumplan ciertas condiciones definidas en un esquema de lista de precios. Para ello, en la lista desplegable "Esq List Precios/Desc", de la pestaña "Versión", debemos estar SEGUROS que lo definido en el esquema que escogemos abarca, en su totalidad, a todos los productos cuyos precios queremos actualizar en ese grupo.

VENTANA:PRODUCTOS
 Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales ->Productos

•  Si queremos definir un producto sólo para venta, sólo para compra o para compra&venta, bastará con marcar o desmarcar, según sea el caso, los checkboxs "Comprado" y "Vendido", que se encuentran ubicados en la pestaña "Productos".
• El concepto de porcentaje hace referencia a una medida relativa, que necesita de un punto de referencia para tener sentido. Si por ejemplo decimos que tal precio tiene un descuento de 5%, habrá que preguntarse, ¿5% de que?. Los tres precios de un producto (De lista, standard, límite) toman como punto de referencia el valor especificado  en el cuadro de texto "Precio de Lista" de la pestaña "Compras". Si no especificamos nada en ese lugar, ADempiere se preguntará, ¿X % de qué? y no nos actualizará ningún precio para ese producto, cuyo precio base no hemos especificado.

Si tomanos en cuenta las consideraciones expuestas en este artículo, no deberiamos tener ningún problema con nuestra administración de precios. De no tomarlos en cuenta, les aseguro que tendrán muchos dolores de cabeza.

Gestión de precios en Adempiere

“… Cliente: ¿Cuánto cuesta ese producto? …. Vendedora: En la mayor parte del año, para un cliente cualquiera cuesta USD 5.00; para un cliente especial cuesta USD 4.90; para un cliente estrella cuesta  USD 4.80. Como estamos en verano, los precios se ajustan un poco; un cliente cualquiera pagará sólo USD 4.90; uno especial 4.80; y uno estrella USD 4.75....Cliente: Entonces, ¿Cuánto me va a cobrar? …”

 En Adempiere, la Lista de Precios determina la moneda y el tratamiento tributario que se dará a nuestro catálogo de productos. Adempiere permite que la Lista de Precios tengan Versiones, lo que básicamente significa la capacidad de manipular listas paralelas de precios, bajo condiciones diferentes.

Todas las Listas de Precios tienen 3 precios: De Lista, Estandar y Límite. El paso inicial para establecerlos  es definir una Lista de Precios Base, es decir, una lista de números a partir del cuál podamos calcular todos los demás.

CASO: La compañía GardenWorld (Base de datos Ejemplo que trae ADempiere) desea agregar 3 nuevos productos a su catálogo. Los productos en cuestión serán importados del Peru, los que son:

• Semillas de Cocona (Unidad de medida: Gramo).
• Plantón de  Camu Camu (Unidad de medida: Unidad).
• Abono Orgánico de Guano (Unidad de medida: Kilo).

Las polìticas de la empresa, para estos productos en particular, es vender  a un 30%, sobre el costo del producto, para el público en general, y 25% para los clientes frecuentes. El departamento de Marketing ha recomendado que se ponga en el catálogo promocional de la empresa el precio de 40% sobre el costo del producto, para generar la percepción  de que la empresa está haciendo una rebaja sustancial al vender al 30%; unos precios que el cliente potencial no puede desaprovechar.

           Registrar dichos productos en el Catalogo ADempiere.

Antes de registrar los 3 productos en el catálogo, hay que crear primero una lista de precios. Y antes de crear una lista de precios hay que definir un Esquema de Lista de Precios.

CREANDO UN ESQUEMA DE LISTA DE PRECIOS 

Un esquema de lista de precios, entre otras cosas, permite guardar las fórmulas que se usarán para calcular los 3 tipos de precios de un artículo: De lista, Estandar y Límite.

1. Ingresar a ADempiere con el usuario: GardenAdmin; perfil: GardenWorld Admin; Organización: *.
2. Ir a la ventana:  Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales -> Esquema de Lista de Precios.
3. Antes de ir al siguiente paso hay que crear la categoría que agrupará a los 3 productos del ejercicio. Ir a la ventana: Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales -> Categoría deProducto, y crear la cetagoría "Importados". 
4. Configurar Esquema de Lista de Precios.

CREANDO UNA LISTA DE PRECIOS 

1.  Ir a la ventana:  Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales ->Lista de Precios.
2. Configurar una lista de precios.

 

Al marcar el checkbox 'Lista de Precios Venta' se está definiendo una lista exclusiva para las operaciones de venta y no se cargará en las ventanas de operaciones de compra (Ejem. Al momento de crear una Orden de Compra de forma manual, no encontraremos la lista creada en la figura superior). Si queremos una ventana exclusiva para operaciones de compra, debemos desmarcar  el checkbox 'Lista de Precios Venta'.

CREANDO LOS PRODUCTOS 

1.  Ir a la ventana:  Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales ->Productos. 
2. Crear el producto "Planton de Camu Camu".

     3.- Repetir el mismo proceso para los otros 2 productos. Es posible obviar el paso 7, cuando vamos a crear precios de manera automática.

Finalmente, nos vamos a la ventana:   Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales ->Lista de Precios. En la pestaña "Lista de Precios" ubicamos el registro "Ventas Import Peru ", creado líneas arriba. Se hace click en la pestaña "Versión" y ubicamos el registro "Peru Import 2009", creado líneas arriba. Ubicamos el botón "Crear Lista de Precios y le hacemos click". En la ventana que nos sale, marcamos la opción "Eliminar viejos registros" y le damos click al botón OK. y Listo, acabamos de actualizar los precios de todos los productos agrupados dentro de la categoría de "Importados".

Para verificar que los precios se han actualizado, podemos irnos a la ventana: Menu -> Gestion de Materiales -> Reglas de Gestión de Materiales ->Productos. En la pestaña "Producto", ubicamos cualquiera de los 3 artículos que hemos ingresado al catalogó. Una vez ubicado el artículo deseaso, le damos click a la pestaña "Precios", ubicamos el registro "Peru Import 2009" y podemos observar que, efectivamente, los precios se han actualizado.

NOTA: Si los precios no te salen como se espera, es posible que no hayas tomado en cuenta algunas de las consideraciones indicadas en el artículo Consideraciones de la Gestión de Precios Adempiere de este blog.